50 Fragen zur Open-Source-Migration der Verwaltung

Kurz-Antwort

openDesk ist eine Open-Source-basierte Office- und Kollaborationssuite, die als Alternative zu Microsoft 365 für die deutsche öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. Sie bündelt bewährte Open-Source-Tools unter einer Oberfläche. Verantwortlich ist das ZenDiS (Zentrum für Digitale Souveränität), eine GmbH des Bundes, im Auftrag des BMI.

Detail-Antwort

openDesk baut auf dem „Souveränen Arbeitsplatz” auf, einer Initiative des Bundesministeriums des Innern (BMI). Seit Januar 2024 verantwortet das ZenDiS die Weiterentwicklung. Version 1.0 wurde im Oktober 2024 auf der Smart Country Convention vorgestellt.

Die Suite vereint folgende Komponenten: Open-Xchange (E-Mail, Kalender, Kontakte), Nextcloud (Dateiverwaltung), Collabora Online (Dokumentenbearbeitung), Element/Matrix (Chat), Jitsi (Videokonferenzen), OpenProject (Projektmanagement), XWiki (Wiki/Wissen) und Univention/Nubus (Identitätsmanagement, Single Sign-On).

Das Besondere: openDesk ist modular – Behörden können einzelne Komponenten austauschen (z.B. Jitsi gegen BigBlueButton). Die Suite läuft webbasiert im Browser und ist als SaaS (gehostet bei STACKIT) oder On-Premise (im eigenen Rechenzentrum) verfügbar. B1 Systems fungiert als Generalunternehmer.

Stand Oktober 2025 wurden laut ZenDiS über 80.000 Arbeitsplätze erfolgreich migriert. Seit Ende 2025 öffnet ZenDiS den Vertrieb auch für private IT-Dienstleister und Unternehmen.

Seit Oktober 2025 migriert der Internationale Strafgerichtshof (ICC) in Den Haag 1.800 Arbeitsplätze auf openDesk — ausgelöst durch US-Sanktionen, die Microsoft zwangen, den E-Mail-Account des Chefanklägers zu sperren. Der ICC ist damit zum Katalysator der europäischen Souveränitätsdebatte geworden: nicht als Auslöser der deutschen Initiative (die 2019 begann), sondern als internationaler Beleg ihrer Notwendigkeit. (Details → B.12)

Notizen

• Vorgängerprojekt war Dataports „Phoenix” (dPhoenixSuite), das aber nie unter Open-Source-Lizenz veröffentlicht wurde — Mehr zur dPhoenixSuite → B.1
• Die Schweizer Bundesverwaltung testet openDesk ebenfalls im Rahmen des PoC BOSS
• Internationaler Strafgerichtshof plant openDesk-Einführung als Ersatz für Microsoft nach US-Sanktionen

Kurz-Antwort

Digitale Souveränität bedeutet, dass der Staat die Kontrolle über seine IT-Systeme, Daten und digitale Infrastruktur behält – ohne von einzelnen Technologieanbietern oder anderen Staaten abhängig zu sein. Für Deutschland ist das kritisch, weil die gesamte öffentliche Verwaltung fast vollständig von Microsoft abhängt.

Detail-Antwort

Die Berliner Open-Source-Strategie definiert vier Dimensionen digitaler Souveränität (das ist ein Landesdokument Berlins — nicht der Bundesbeschluss von 2020):

Technologische Souveränität – Fähigkeit zu entscheiden, welche Technologien eingesetzt werden, ohne durch fehlende Kontrolle behindert zu werden.

Handlungssouveränität – Fähigkeit, Funktionen der eingesetzten Software jederzeit dem Bedarf anzupassen oder den Anbieter zu wechseln.

Daten-Souveränität – Kontrolle darüber, welche Daten wo gespeichert werden, wer darauf zugreift und wie sie verwendet werden.

Regulatorische Souveränität – Fähigkeit, eigene rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Technologien durchzusetzen.

Wichtig: Digitale Souveränität ist nicht gleich Autarkie – es geht um Kontrolle und Resilienz.

Warum das jetzt dringlich ist: Die geopolitische Lage (Trump-Administration, CLOUD Act, Strafzölle) hat die Debatte verschärft. Der US CLOUD Act ermöglicht US-Behörden Zugriff auf Daten, die bei US-Unternehmen liegen – auch wenn die Server in Europa stehen. ZenDiS-Chefin Jutta Horstmann (bis April 2025) nannte digitale Souveränität „alternativlos” und eine „Staatsaufgabe”. Der IT-Planungsrat definierte bereits 2021 drei Ziele: Wechselmöglichkeit, Gestaltungsfähigkeit, Einfluss auf IT-Anbieter.

Notizen

• Dänemark hat als Reaktion auf Trump/Grönland-Krise den Microsoft-Ausstieg im Digitalministerium eingeleitet
• Bitkom-Umfrage: 8 von 10 deutschen Unternehmen sind von US-Digitalimporten abhängig, 24% würden ohne US-Technologie nach 6 Monaten ausfallen

Kurz-Antwort

2019 beauftragte das BMI eine strategische Marktanalyse (PwC Strategy&), die kritische Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern aufzeigte. 2021 beschloss der IT-Planungsrat eine Souveränitätsstrategie. Im Dezember 2022 wurde ZenDiS gegründet. Seit 2024/2025 verleihen geopolitische Spannungen dem Thema massive Dringlichkeit.

Detail-Antwort

Chronologie:

• 2019: BMI gibt PwC-Marktanalyse in Auftrag → Ergebnis: „Anbieter nutzen Angebotsmacht zu ihrem Vorteil, Anforderungen nach Informationssicherheit werden nicht adressiert.”
• 2019/2020: Dataport startet das Phoenix-Projekt (Projektstart 2019, erste öffentliche Kommunikation 2020) als ersten Versuch eines souveränen Arbeitsplatzes
• 2021: IT-Planungsrat verabschiedet „Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität”
• Dez. 2022: Gründung des ZenDiS als GmbH des Bundes
• Jan. 2024: ZenDiS übernimmt die Fortentwicklung von openDesk und openCode vom BMI
• Okt. 2024: openDesk 1.0 veröffentlicht
• 2025: Geopolitischer Druck verschärft Debatte massiv

Kanzleramtschef Wolfgang Schmidt (SPD) nannte openDesk 2023 „die geladene Pistole, die wir bei Verhandlungen mit Microsoft auf den Tisch legen.”

Notizen

• Das Schmidt-Zitat zeigt die Doppelrolle von openDesk: nicht nur Alternative, sondern auch Verhandlungshebel gegenüber Microsoft
• Die Modernisierungsagenda gibt als Ziel vor: Bis Oktober 2028 soll eine souveräne Alternative zur Verfügung stehen

Kurz-Antwort

Die Microsoft-Ausgaben der Bundesverwaltung sind von 44 Mio. € (2014) auf rund 205 Mio. € (2024) gestiegen; für 2025 weist eine erweiterte Berechnung (inkl. mittelbarer Verwaltung) über 481 Mio. € aus. Gesamtausgaben für Software-Lizenzen aller Ressorts: über 1,2 Mrd. € (2023). Hinzu kommen: Datenabfluss durch Telemetrie, US CLOUD Act-Risiko, Lock-in durch proprietäre Standards.

Detail-Antwort

Geld:

• 2015–2021: Microsoft-Ausgaben des Bundes fast verfünffacht
• 2022: Software-Lizenzen gesamt ca. 771 Mio. €
• 2023: Software-Lizenzen gesamt über 1,2 Mrd. €
• 2024: Microsoft allein ca. 205 Mio. €
• 2025: Microsoft allein über 481 Mio. € (erweiterte Berechnung inkl. mittelbarer Verwaltung; +38 % ggü. 2024)
• Die exakten Gesamtkosten bleiben teilweise geheim – „aus Gründen der nationalen Sicherheit”

Gegenbeispiel SH: 9 Mio. € einmalige Migrationskosten → bereits 15 Mio. € Einsparungen an Lizenzkosten.

Daten: Telemetriedaten fließen aus Microsoft-Produkten ab. Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden Datenzugriff auch auf in Europa gespeicherte Daten.

Flexibilität: Lock-in-Effekte durch proprietäre Standards, enge technische Verzahnung, hohe Umstellungskosten. Die Berliner Open-Source-Strategie beschreibt den „anbieterseitigen Zwang” als „schwerwiegenden Grund” für den Umstieg.

Kurz-Antwort

openCode ist eine Plattform (GitLab-basiert), auf der die öffentliche Verwaltung Open-Source-Quellcode austauscht – vergleichbar mit GitHub für den Staat. openDesk ist ein fertiges Produkt: eine Office-Suite zum Arbeiten. Beide werden vom ZenDiS betrieben.

Detail-Antwort

Zusammenhang: openDesk ist als Projekt auf openCode gehostet – man kann den Quellcode dort herunterladen. Einfach gesagt: openCode ist der „Baumarkt” (Werkzeuge und Baupläne), openDesk ist das „fertige Haus” (in dem man arbeitet).

Hinweis zur Organisationskette: Das BMI hat ZenDiS mit dem Betrieb von openCode beauftragt. openCode ist kein direktes BMI-Projekt.

Hinweis zum Produktstatus: openDesk ist ein fertiges Produkt seit Version 1.0 (Oktober 2024) — produktiv nutzbar, aber weiterhin in aktiver Entwicklung.

Kurz-Antwort

openDesk bündelt 8+ bewährte Open-Source-Anwendungen unter einer Oberfläche mit Single Sign-On.

Detail-Antwort

Technisch (für Nicht-Entwickler): openDesk läuft auf Kubernetes – Software in kleinen, austauschbaren „Containern” (wie Frachtcontainer auf einem Schiff). Bereitstellung über 35+ Helm-Charts (= Installations-Rezepte). Alle Komponenten nutzen gemeinsames Identitätsmanagement per OpenID Connect (OIDC) – einmal anmelden, Zugriff auf alles.

Kurz-Antwort

openDesk bietet volle Transparenz (offener Quellcode), Datenhoheit, Modularität und DSGVO-Konformität by Design. MS 365 hat Vorteile bei KI-Tools (Copilot), Fachverfahrens-Integration, Makro-Support, mobilem Arbeiten und Ökosystem-Breite.

openDesk-Vorteile

• Transparenz: Quellcode vollständig einsehbar und auditierbar
• Datenhoheit: Keine Telemetrie, kein CLOUD Act-Risiko
• Modularität: Jede Komponente austauschbar
• Kosten-Kontrolle: Lizenzkostenfrei
• Krisenfähigkeit: Wird als „Notfallarbeitsplatz” evaluiert (CKKI-Projekt)
• Föderation: Element-Chat ermöglicht organisationsübergreifende Kommunikation via Matrix

MS 365-Vorteile (noch)

• KI-Tools: Copilot – gibt es bei openDesk nicht
• Fachverfahren: Integration in Fachsoftware der Verwaltung „noch nicht angebunden” (ZenDiS-FAQ)
• Makros & komplexe Formate: VBA-Skripte, komplexe Excel-Makros → Konvertierungsprobleme
• Ökosystem-Breite: Power Automate, Dynamics 365, Teams-Telefonie, SharePoint-Workflows
• Support-Struktur: Globaler Support vs. Community + Dienstleister
• Gewohnte UX: Milliarden Nutzer kennen MS Office → Umstellung erfordert Schulung

Notizen

• Die Fachverfahrens-Lücke ist aus UX/Change-Management-Sicht der kritischste Punkt
• Arvato Systems sieht openDesk auch als mögliches Backup-System für MS-365-Ausfälle (Einschätzung eines Dienstleisters, keine offizielle Position)

Kurz-Antwort

openDesk läuft auf Kubernetes und ist horizontal skalierbar – von kleinen Kommunen bis zu Bundesbehörden. Stand Oktober 2025: über 80.000 Arbeitsplätze produktiv, Ziel bis Ende 2025: 160.000 Lizenzen. SaaS-Angebot ab 500 Nutzern.

Detail-Antwort

Reale Skalierung (belegt):

• 80.000+ Arbeitsplätze insgesamt (Stand Okt. 2025)
• ca. 60.000 davon: Lehrkräfte Baden-Württemberg (DAP)
• Weitere: Robert Koch Institut, Bundeswehr (Teile), Bundeskanzleramt, Ministerien
• SaaS-Hosting bei STACKIT (BSI C5-zertifiziert)

Architektur-Vorteile:

• Kubernetes-basiert: Container automatisch vervielfachbar
• Helm-Chart-Deployment: Ein Bauplan für alles
• Multi-Mandantenfähigkeit
• GitOps-Prozess: Vollautomatisch, Rollbacks möglich

Grenzen:

• Einige Komponenten noch nicht optimal für Container-Betrieb
• Datenbanken müssen als verteilte Cluster laufen
• Für Produktivbetrieb: Datenbanken und Object Storage selbst bereitstellen
• ReadWriteMany-Volumes nötig für horizontale Skalierung

Für Nicht-Techniker: Wie ein modulares Regal-System – man kann Elemente hinzufügen oder entfernen. Wenn mehr Nutzer kommen, stellt man einfach mehr „Regale” auf.

Kurz-Antwort

openDesk wird von Bundesbehörden über Landesverwaltungen bis zu internationalen Organisationen genutzt. Fünf Monate nach dem Launch verzeichnete openDesk über 1.500 Anfragen. Bis Ende 2025 sollten rund 160.000 Lizenzen im Einsatz sein.

Detail-Antwort

Bundesebene (bestätigt):

• Robert Koch Institut – produktiv
• Ministerpräsidentenkonferenz (MPK) – digitale Gremienarbeit
• Bundeskanzleramt
• Bundeswehr (Teile, über BWI)
• CKKI-Projekt (Jan.–Apr. 2026): DRV Bund, Bundesagentur für Arbeit, BITMARCK, BG-Phoenics
• Auswärtiges Amt: Ökosystem für gehärtete Software-Container

Länderebene:

• Baden-Württemberg: knapp 60.000 Lehrkräfte (DAP) — seit 2024 auf dPhoenix-Basis (Dataport), seit Sommer 2025 auf openDesk migriert
• Schleswig-Holstein: 30.000 Arbeitsplätze umgestellt, openDesk als Backup/Notfallarbeitsplatz
• Sechs Bundesländer hatten openDesk vor offiziellem Launch im Pilotbetrieb (Namen nicht öffentlich bekannt — ZenDiS hat keine Länder namentlich genannt)

International:

• ICC Den Haag: Ersetzt Microsoft-Produkte durch openDesk (1.800 Arbeitsplätze)
• Schweiz: PoC BOSS
• DINUM (Frankreich): Kooperation bei Docs/Notizen
• Interesse: Niederlande, Tschechien, Italien, Polen, Spanien, Österreich, Dänemark

Rollout-Kontext Baden-Württemberg: Der Rollout entstand nicht aus einer strategischen Entscheidung für Open Source. 2022 pilotierte das Kultusministerium Microsoft 365 — der Landesbeauftragte für Datenschutz (LfDI) äußerte danach erhebliche Bedenken und empfahl eine Alternative. Das Kultusministerium wählte dPhoenixSuite über Dataport, da eine erneute Ausschreibung Jahre gedauert hätte. Der Wechsel auf openDesk 2025 war eine technische Migration, keine neue politische Entscheidung.

Wie Lehrkräfte in beide Schritte eingebunden wurden, ist öffentlich kaum dokumentiert. Ein Pilotprojekt mit ca. 550 Teilnehmenden wurde positiv bewertet. Angaben zu Personalratsbeteiligung oder Mitbestimmungsverfahren waren in den recherchierten Quellen nicht auffindbar.

Notizen

• SH nutzt openDesk NICHT als Primärlösung → eigener Stack (LibreOffice + OX + Thunderbird)
• Kein öffentliches Register aller nutzenden Institutionen – Transparenzlücke

Kurz-Antwort

Neun Bundesländer wurden vom BMI ins Boot geholt: BaWü, Bremen, Hamburg, Hessen, Niedersachsen, RLP, SH, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Am weitesten: SH und Thüringen – beide hatten ZenDiS-Beitritt vorbereitet, hängen aber seit 2022 in der Warteschleife.

Detail-Antwort

MPK-Beschluss (Föderale Modernisierungsagenda): Bund und Länder haben sich verpflichtet, bis 31. März 2027 digital souveräne Alternativen zu proprietären IT-Arbeitsplätzen bereitzustellen — wörtlich bestätigt durch die Bundesregierung in Bundestag-Drucksache 21/5502 (22.04.2026). Aus Absichtserklärungen wird damit ein verbindlicher Zeitplan.

Warum stockt es? Prüfung, ob Länderbeitritt gegen Mischverwaltungsverbot verstößt. Dauert seit >2 Jahre. Paradox: Ohne Länderbeitritt fehlen ZenDiS künftig Aufträge.

Kurz-Antwort

Von 16 Bundesländern nutzen zwei openDesk produktiv, sechs hatten Pilotbetrieb, neun haben Absichtserklärungen. Auf Bundesebene: produktive Nutzung + laufende Piloten. International wächst Interesse stark.

Status-Matrix (Feb. 2026)

Meilensteine:

• Okt. 2024: openDesk 1.0
• März 2025: 70.000 aktive Enterprise-Lizenzen
• Nov. 2025: Ziel 160.000 Lizenzen
• Q1 2026: Vertriebspartnerprogramm-Ausschreibung
• Jan.–Apr. 2026: CKKI-Pilotprojekt
• Apr. 2026: 8.756 openDesk-Lizenzen in der Bundesverwaltung (8.475 produktiv, ca. 280 Pilotierungen) — Quelle: Bundestag-Drucksache 21/5502

Was fehlt für breite Nutzung:

• Länderbeitritte zur ZenDiS GmbH (blockiert)
• Fachverfahrens-Anbindung
• Stabilere Finanzierung
• Formaler BMI-Auftrag

Verbindlicher Zeitplan: Mit der Föderalen Modernisierungsagenda (MPK-Beschluss) haben sich Bund und Länder verpflichtet, bis 31. März 2027 digital souveräne Alternativen zu proprietären IT-Arbeitsplätzen bereitzustellen — bestätigt in Bundestag-Drucksache 21/5502 (22.04.2026, Nr. 212 der Modernisierungsagenda). Bayern leitet daraus sein Projekt „Souveräner Arbeitsplatz” ab (stmd.bayern.de, 27.05.2026).

Kurz-Antwort

ZenDiS (Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung) ist eine 100% Bundes-GmbH, gegründet im Dezember 2022. Es fungiert als Kompetenz- und Servicezentrum für Open-Source-Software in der Verwaltung und verantwortet openDesk und openCode.

Detail-Antwort

• Gegründet: Dezember 2022, Antwort auf BMI-Marktanalyse 2019
• Rechtsform: GmbH des Bundes, perspektivisch Bund-Länder-GmbH
• Mitarbeitende: ca. 60
• Geschäftsführung (Feb. 2026): Pamela Krosta-Hartl (CEO, seit Nov. 2025) + Alexander Pockrandt (CFO)
• Produkte: openDesk (Office-Suite), openCode (Code-Plattform), Docs (mit DINUM)
• Weiterentwicklung als Rahmenvertrag an Dienstleister vergeben (B1 Systems als Generalunternehmer)

Kurz-Antwort

Vier verschachtelte Akteure mit unterschiedlichen Rollen:

FITKO nutzt openDesk selbst produktiv (Sitzungsmanagement FIT-SB, IT-Standards-Portfolio).

Kurz-Antwort

openDesk wird über den BMDS-Kernhaushalt finanziert. Kapitel 2401 „Digitalpolitik, digitale Innovationen und Konnektivität” umfasst 2026 222,4 Mio. €; ZenDiS ist Teil dieses Kapitels, der konkrete Anteil ist nicht öffentlich ausgewiesen. Zum Vergleich: Microsoft-Ausgaben des Bundes über 481 Mio. € (2025).

Detail-Antwort

• BMDS-Kernhaushalt 2026 (Einzelplan 24): 1,36 Mrd. € gesamt
• Kapitel 2401 „Digitalpolitik, digitale Innovationen und Konnektivität”: 222,4 Mio. € — enthält die ZenDiS-Mittel, ohne separate Ausweisung
• Blockierte 34 Mio. € Ausgabereste: Der Haushaltsausschuss des Bundestages hat im November 2024 die Bundesregierung aufgefordert, Ausgabereste in Höhe von 34 Mio. € unverzüglich und vollumfänglich an die ZenDiS GmbH zu übertragen. Die Bundesregierung kam dem nicht nach.
• openDesk-Anteil: Nicht öffentlich beziffert
• Projektbezogene Finanzierung (2024–2025): ca. 4 Mio. €/Jahr — keine dauerhafte Grundfinanzierung, sondern Einzelaufträge (openDesk, openCode, openConference); 2025 ca. 950.000 € für openDesk-Provision und Betrieb
• Grundfinanzierung: Eine dauerhafte, planbare Grundfinanzierung ist bislang nicht beschlossen — auch für 2026 nicht
• Bedarf laut Experten: mindestens 40 Mio. €/Jahr (Expertenschätzung für laufenden Betrieb, Weiterentwicklung und Skalierung auf Bundesebene — keine offizielle Zahl)
• Mittelherkunft: Bundeshaushalt über BMDS (seit 2025 zuständig für Digitales; das BMI bleibt eigenständiges Ministerium)
• SH-Gegenbeispiel: 9 Mio. € einmalige Migrationskosten → über 15 Mio. € Lizenzkosten gespart (Das Geld fließt nicht von woanders — es fällt einfach nicht mehr als Lizenzkosten an)

Kurz-Antwort

§65 BHO (Bundeshaushaltsordnung) verlangt eine Genehmigung des BMF für Beteiligungen. Das BMF prüft seit August 2024 formal, ob Länderbeitritte zur Bundes-GmbH zulässig sind. Hintergrund: Mischverwaltungsverbot (Art. 83 ff. GG).

Detail-Antwort

• ZenDiS ist 100% Bundes-GmbH → Länderbeitritt erfordert BMF-Genehmigung nach §65 BHO
• BMF-Prüfung seit August 2024 offiziell, de facto seit >2 Jahren verzögert
• Verfassungsrechtliches Grundproblem: Das Mischverwaltungsverbot (Art. 83 ff. GG) untersagt Bund und Ländern, gemeinsam Verwaltungsaufgaben wahrzunehmen — Länderbeteiligung an einer Bundes-GmbH berührt genau diese Grenze
• Thüringen hatte alles vorbereitet (Finanzministerin zugestimmt, Gesellschaftervertrag abgestimmt) – trotzdem blockiert
• Konsequenz: ZenDiS kann keine Aufträge von Ländern annehmen → Finanzierungslücke. Länder müssen openDesk über Umwege (govdigital, Dienstleister) beschaffen statt direkt über ZenDiS.

Tiefere Erklärung zum Mischverwaltungsverbot → B.9

Kurz-Antwort

FITKO ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR), gegründet per Staatsvertrag – verfassungsrechtlich sauber. ZenDiS ist eine GmbH des Bundes – Länderbeitritt erfordert BMF-Genehmigung und wirft Mischverwaltungsfragen auf.

Detail-Antwort

Eine öffentlich diskutierte Option wäre: ZenDiS per Staatsvertrag in eine AöR umwandeln (wie FITKO). Das ist aber politisch aufwändig und dauert Jahre.

GmbH-Nachteile für ZenDiS: Keine Länderaufträge → Finanzierungslücke. Keine föderale Legitimation → politische Angreifbarkeit. BMF als Genehmigungsinstanz → strukturelle Abhängigkeit.

AöR-Vorteile: Alle 16 Länder als formale Mitträger möglich. Eigene Einnahmen durch Länderaufträge. Mitsprache im Aufsichtsrat. openDesk würde von Bundesprodukt zu gemeinsamer Verwaltungsinfrastruktur.

GmbH vs. AöR im Detail → B.13

Kurz-Antwort

Jutta Horstmann (CTO/CEO seit Okt. 2024) wurde im April 2025 „überraschend vom BMI abberufen” (Wikipedia). Pamela Krosta-Hartl folgte im November 2025. Seit April 2026 ist Leonhard Kugler Co-Director. Die Abberufung Horstmanns signalisierte politische Spannungen zwischen ZenDiS und dem Ministerium.

Detail-Antwort

• Reckert-Lodde (Interims-CEO bis Okt. 2024): Aufbauphase
• Horstmann (Okt. 2024–Apr. 2025): Open-Source-Expertin, >20 Jahre Erfahrung, nannte digitale Souveränität „alternativlos” → vom BMI abberufen
• Krosta-Hartl (seit Nov. 2025): Geschäftsführerin
• Kugler (seit Apr. 2026): Co-Director, unterstützt Krosta-Hartl
• Pockrandt (CFO, bis 2026): Wechselte von HZD Wiesbaden; Status März 2026 unklar

Kurz-Antwort

openDesk wird nicht von ZenDiS selbst betrieben, sondern von einem Ökosystem aus IT-Dienstleistern:

Kurz-Antwort

Fragmentierte Governance mit Blockaden auf mehreren Ebenen.

Problemkette

1. BMF blockiert Länderbeitritte (§65 BHO-Prüfung)
2. Ohne Länderbeitritte: keine Aufträge, keine Finanzierung
3. Ohne Finanzierung: ZenDiS unterbesetzt (60 MA für alle Aufgaben)
4. Ohne Personal: Dokumentation, Change Management, Support leiden
5. Ohne Support: Akzeptanzprobleme bei Migration

Workarounds

• BaWü: Nutzt openDesk ohne GmbH-Beitritt (über Dienstleister)
• Kommunen: Vergabefrei über govdigital-Genossenschaft
• SH: Eigener Stack, openDesk nur als Backup
• CKKI: BMWE-Förderung statt BMI-Haushalt

Kurz-Antwort

Der IT-Planungsrat ist das höchste Koordinierungsgremium für IT zwischen Bund und allen 16 Bundesländern. Er hat ZenDiS gegründet, die Deutsche Verwaltungscloud beschlossen und die Digitalisierungsstrategie verabschiedet. Ohne IT-Planungsrat-Beschluss bewegt sich in der föderalen Verwaltungs-IT strukturell nichts.

Detail-Antwort

• Rechtsgrundlage: Art. 91c GG – verfassungsrechtlich verankert
• Zusammensetzung: Bund + alle 16 Länder, vertreten durch CIOs und IT-Beauftragte
• Entscheidungsmodus: Konsens – jede Enthaltung eines Landes verzögert den Beschluss
• Zuständigkeiten: IT-Interoperabilität, OZG-Steuerung, DVC-Beschluss, ZenDiS-Gründungsauftrag
• Operative Umsetzung: delegiert an FITKO (Durchführung) und ZenDiS (Produktentwicklung)

Zur Einordnung: Der IT-Planungsrat könnte openDesk zum Bundesstandard erklären. Bis heute hat er das nicht getan. openDesk ist eine Empfehlung, kein verbindlicher Standard.

Notizen

• Der IT-Planungsrat tagt zweimal jährlich – Beschlüsse im Halbjahrestakt
• FITKO ist das operative Sekretariat des IT-Planungsrats

Kurz-Antwort

FITKO (Föderale IT-Kooperation) ist die operative Umsetzungsstelle des IT-Planungsrats – und die einzige Instanz, die alle 16 Bundesländer rechtlich einbinden darf. Der Unterschied zu ZenDiS liegt in der Rechtsform: FITKO ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR), gegründet per Staatsvertrag. ZenDiS ist eine Bundes-GmbH.

Detail-Antwort

FITKO nutzt openDesk selbst produktiv: Sitzungsmanagement (FIT-SB), IT-Standards-Portfolio, OpenProject-Integration via REST-API.

Die Gegenüberstellung FITKO vs. ZenDiS (Rechtsform, Gesellschafter, Verfassungsbasis) findest du unter → 4.5

Was daraus folgt: Wenn ZenDiS je alle 16 Länder einbinden soll, müsste es in eine AöR umgewandelt werden – wie FITKO. Das erfordert einen Staatsvertrag und politischen Willen aller Länder. Zeitrahmen: mehrere Jahre.

Warum das strukturell so schwierig ist → B.13

Notizen

• FITKO-Sitz: Frankfurt am Main
• Mitarbeitende: ca. 120 (deutlich mehr als ZenDiS)
• FITKO ist auch zuständig für EfA-Leistungen (Einer-für-Alle im OZG)

Kurz-Antwort

Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) ist der größte IT-Dienstleister des Bundes – betreibt die Bundescloud, mehrere Rechenzentren und die IT-Infrastruktur für rund 200 Bundesbehörden mit ca. 300.000 Beschäftigten. Ohne ITZBund läuft kein openDesk-Rollout auf Bundesebene.

Detail-Antwort

• Rechtsform: Bundesbehörde (nachgeordnet BMF)
• Betreibt: Bundescloud, IVBB (Informationsverbund Berlin-Bonn), zentrale Bundesrechenzentren
• Relevanz für openDesk: Bereitstellung und Betrieb der Serverinfrastruktur für Bundesbehörden
• Kapazitätsaufbau für Deutsche Verwaltungscloud (DVC) läuft
• Kooperiert mit STACKIT (SaaS-Hosting) und IONOS für ausgelagerte Dienste

Zur Einordnung: Die Bundescloud ist kapazitär begrenzt und nicht für Länder zugänglich. Länder und Kommunen, die openDesk nutzen wollen, müssen eigene Infrastruktur betreiben oder SaaS-Anbieter (STACKIT, govdigital) nutzen – das erhöht Aufwand und Kosten.

Notizen

• ITZBund verwaltet IT-Systeme im Umfang eines mittelgroßen DAX-Unternehmens
• Steht nicht unter BMI, sondern unter BMF – das schafft zusätzliche Koordinationsschritte bei openDesk-Rollouts

Kurz-Antwort

Dataport AöR ist der IT-Dienstleister der norddeutschen Länder (Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen, Sachsen-Anhalt sowie für die Steuerverwaltungen Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachsen) und der technische Betriebspartner für Schleswig-Holsteins Open-Source-Umstieg: 30.000 Arbeitsplätze.

Detail-Antwort

• Rechtsform: AöR – getragen von 6 Ländern
• Hauptaufgaben: Rechenzentren, IT-Betrieb, eGovernment-Infrastruktur Norddeutschland
• Vorgeschichte: Dataport entwickelte die dPhoenixSuite – openDesks Vorgänger – und übergab die Community-Version Anfang 2024 an ZenDiS (ZenDiS selbst wurde im Dez. 2022 gegründet). Mehr zur dPhoenixSuite → B.1
• Aktuelle Rolle: Technischer Betriebspartner für den SH-Rollout (30.000 Arbeitsplätze)
• Kooperation mit ZenDiS läuft – Neupositionierung als openDesk-Betreiber

Zur Einordnung: Schleswig-Holsteins Umstieg auf einen offenen Arbeitsplatz (LibreOffice, Open-Xchange/Thunderbird, perspektivisch Linux) ist einer der größten produktiven Open-Source-Rollouts der öffentlichen Verwaltung. Wichtig: SH migriert auf einen eigenen Stack, nicht auf das Bundespaket openDesk – die offizielle Landeskommunikation nennt openDesk nicht. Warum SH einen eigenen Weg geht → B.15

Stand (Dez. 2025): 80% der SH-Arbeitsplätze auf LibreOffice umgestellt. Über 15 Mio. € Lizenzkosten gespart. Ziel: vollständiger Rollout 2026.

Notizen

• dPhoenixSuite wurde nie vollständig Open Source veröffentlicht – ein bekannter Kritikpunkt im OSS-Umfeld
• Dataport ist kein ZenDiS-Gesellschafter, kann openDesk aber über Dienstleistungsverträge betreiben

Kurz-Antwort

govdigital eG ist eine Genossenschaft von über 30 öffentlichen IT-Unternehmen, die gemeinsam Cloud- und Digitaldienste für die Verwaltung entwickeln und betreiben. Für Bundesländer und Kommunen ist govdigital ein direkter Weg, openDesk zu nutzen – ohne eigene Infrastruktur aufbauen zu müssen und ohne den komplexen Beschaffungsweg über ZenDiS.

Detail-Antwort

• Rechtsform: eingetragene Genossenschaft (eG)
• Mitglieder: 30+ öffentliche IT-Unternehmen (darunter Dataport, KRZN, AKDB)
• Modell: Vergabefreie Beschaffung für Kommunen – kein öffentliches Ausschreibungsverfahren nötig
• Rolle bei openDesk: zertifizierter Hosting- und Vertriebspartner
• Zielgruppe: Kommunen und Länder ohne eigene Rechenzentrumskapazität

Zur Einordnung: Öffentliche IT-Beschaffung ist komplex und langwierig. Über die Genossenschaft können Kommunen openDesk direkt beziehen – das senkt die Einstiegshürde erheblich.

Notizen

• govdigital wurde 2020 gegründet – ursprünglich für Corona-Warn-App-Infrastruktur
• Genossenschaftsmodell ermöglicht schnelle Aufnahme neuer Mitglieder ohne politischen Beschluss

Kurz-Antwort

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die nationale IT-Sicherheitsbehörde Deutschlands. Es zertifiziert Software und Cloud-Infrastrukturen, setzt Sicherheitsstandards und ist de facto Voraussetzung für den Einsatz in sicherheitskritischen Behördenbereichen.

Detail-Antwort

• Rechtsform: Bundesbehörde (nachgeordnet BMI)
• Kernaufgaben: IT-Sicherheitszertifizierung (C5, Common Criteria), Beratung, Warnung vor Cyberbedrohungen
• Relevanz für openDesk:
  • STACKIT (SaaS-Hosting openDesk) ist BSI C5-zertifiziert
  • IONOS (CKKI-Projekt) ist BSI C5-zertifiziert
  • openDesk als Anwendung selbst: kein eigenes BSI-Testat bisher vorhanden
• Kooperation mit Fraunhofer (CAOS-Projekt): Open-Source-Sicherheitsanalyse

Zur Einordnung: Für Behörden wie Bundeswehr, Verfassungsschutz oder Auswärtiges Amt ist eine BSI-Zertifizierung Pflichtvoraussetzung. Das Fehlen eines eigenen BSI-Testats für openDesk als Anwendung ist eine bisher wenig diskutierte Lücke.

Notizen

• C5-Zertifizierung bezieht sich auf die Cloud-Infrastruktur, nicht die Anwendung selbst
• BSI-Präsident Schönbohm wurde 2022 entlassen – politisches Signal mit Nachwirkungen auf Behördenkultur

Kurz-Antwort

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ist die zentrale Dienstleistungsbehörde des Bundes – zuständig für Personalverwaltung, IT-Beratung und Verwaltungsunterstützung für über 200 Bundesbehörden. Bei openDesk-Rollouts spielt es eine beratende Rolle, hat aber keine eigene Beschaffungsmacht.

Detail-Antwort

• Rechtsform: Bundesoberbehörde (nachgeordnet BMI)
• Standort: Köln
• Betreuungsumfang: über 200 Behörden, darunter viele kleine ohne eigene IT-Abteilung
• Rolle bei Digitalisierung: Beratung, Koordination, Rollout-Unterstützung
• Relevanz für openDesk: potenzieller Multiplikator für Bundesbehörden, die keinen eigenen IT-Stab haben
• Einschränkung: kein eigenständiges Beschaffungsmandat für Software

Zur Einordnung: Kleine Bundesbehörden haben keine Ressourcen für eigenständige Rollouts. Das BVA könnte als Knotenpunkt für koordinierte openDesk-Einführung funktionieren – bisher ist das noch nicht systematisch der Fall.

Notizen

• BVA betreut auch das Programm „Digitale Verwaltung 2020”
• Strukturell unterfinanziert für die Aufgaben, die es übernehmen könnte

Kurz-Antwort

Die Open Source Business Alliance (OSB Alliance) ist der wichtigste politische Interessenverband für Open-Source-Software in Deutschland. Sie treibt das Prinzip „Public Money, Public Code” voran – die Forderung, dass mit Steuermitteln entwickelte Software automatisch Open Source sein muss. Für openDesk ist die OSB Alliance ein politischer Rückenwind-Geber.

Detail-Antwort

• Rechtsform: eingetragener Verein
• Mitglieder: über 200 Unternehmen und Organisationen aus dem Open-Source-Ökosystem
• Kernforderungen:
  • „Public Money, Public Code”: Steuerfinanzierte Software = Open Source
  • Vergaberecht anpassen: Open Source bei Beschaffung bevorzugen
  • ZenDiS stärken: Grundfinanzierung statt Projektfinanzierung
• Aktivitäten: Politische Stellungnahmen, Positionspapiere zur Bundestagswahl, Bundesratsinitiative Schleswig-Holstein

Zur Einordnung: Die OSB Alliance formuliert öffentlich, was ZenDiS intern nicht sagen kann. Die Forderung nach automatischer Open-Source-Pflicht für steuerfinanzierte Software ist bisher nicht in Bundesrecht verankert.

Notizen

• OSB Alliance ist Mitinitiator der EDIC-Idee auf EU-Ebene
• Arbeitet eng mit FSFE (Free Software Foundation Europe) zusammen

Kurz-Antwort

Bitkom ist der größte Digitalverband Deutschlands mit über 2.000 Mitgliedsunternehmen – darunter sowohl Open-Source-Unternehmen als auch Microsoft, SAP und andere proprietäre Anbieter. Das führt zu abgewogenen Positionierungen.

Detail-Antwort

• Rechtsform: eingetragener Verband
• Mitglieder: 2.000+ Unternehmen, von Startups bis DAX-Konzerne
• Rolle in der Verwaltungsdigitalisierung: Stellungnahmen zu OZG, Vergaberecht, Cloud-Strategie
• Aktivitäten: EVB-IT Vertragsanpassungen für Open-Source-Beschaffung, Studie zur digitalen Souveränität

Interessenlage: Bitkom vertritt gleichzeitig Open-Source-Unternehmen und proprietäre Anbieter – darunter Microsoft als direkten Wettbewerber von openDesk. Das führt zu abgewogenen Positionierungen.

Relevante Bitkom-Zahlen:

• 8 von 10 deutschen Unternehmen sind von US-Digitalimporten abhängig
• 24% würden ohne US-Technologie nach 6 Monaten ausfallen

Notizen

• Bitkom veröffentlicht jährlich den „Bitkom Digital Office Index” – relevant für openDesk-Positionierung
• GI (Gesellschaft für Informatik) ist kritischer und unabhängiger als Bitkom in Open-Source-Fragen

Kurz-Antwort

IT.NRW ist der Landesbetrieb für IT und Statistik in Nordrhein-Westfalen – dem bevölkerungsreichsten Bundesland mit 18 Mio. Einwohnern und über 400 Kommunen. NRW ist kein ZenDiS-Gesellschafter und hat bisher kein aktives openDesk-Engagement. Ein Beitritt wäre nach Schleswig-Holstein der zweitgrößte Länder-Rollout.

Detail-Antwort

• Rechtsform: Landesbetrieb (nachgeordnet NRW-Digitalministerium)
• Aufgaben: Statistik, eGovernment, Rechenzentren, IT-Betrieb für Landesbehörden
• Status openDesk in der Landesverwaltung: beobachtend, kein aktives Pilotprojekt bekannt
• Hintergrund: NRW hat in der Vergangenheit auf proprietäre Lösungen gesetzt (Microsoft-Schullizenz)
• Signalwirkung: NRW-Entscheidung würde viele kommunale IT-Dienstleister (KRZN, kdvz, regio iT) mitziehen
• Erstes aktives NRW-Engagement (seit 2025): HSPV NRW ist offizieller ZenDiS-Kooperationspartner. Studierende der Verwaltungsinformatik nutzen openCode in der Lehre — u.a. ein komplett auf openCode laufendes Fach „Softwarearchitekturen mit Schwerpunkt KI”. Geplant: Gastvorträge, Podcast-Episoden, Open-Source-Konferenz mit Verwaltungsschwerpunkt. Möglicher Türöffner Richtung IT.NRW

Zur Einordnung: Mit Bayern und NRW außen vor sind zwei der drei bevölkerungsreichsten Länder nicht im openDesk-Ökosystem. Kommunale IT-Unternehmen in NRW sind govdigital-Mitglieder – ein möglicher Einstiegspfad.

Notizen

• NRW-Kabinett hat 2023 eine Digitalisierungsstrategie verabschiedet – ohne explizites Open-Source-Bekenntnis
• Kommunale IT-Unternehmen in NRW sind govdigital-Mitglieder – ein möglicher Einstiegspfad

Kurz-Antwort

Die AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) ist der IT-Dienstleister für bayerische Kommunen – von Einwohnermeldeämtern bis Kfz-Zulassungsstellen. Bayern hat keinen ZenDiS-Gesellschafterstatus. Die AKDB ist der Schlüsselakteur für eine mögliche openDesk-Ausbreitung in die bayerische Kommunalebene.

Detail-Antwort

• Rechtsform: AöR (Anstalt des öffentlichen Rechts)
• Eigentümer: Freistaat Bayern + bayerische Kommunen
• Betreuungsumfang: Kommunen für über 13 Mio. Einwohner
• Status openDesk: kein aktives Engagement bekannt
• Bayerischer Kontext: Freistaat schloss 2023 einen Milliardenvertrag mit Microsoft

Aktuelle Ausgangslage: Über 2.000 bayerische Kommunen wären bei einem AKDB-Beitritt potenziell erreichbar. Die Signalwirkung für andere Flächenländer (BW, NDS, HE) wäre erheblich. AKDB ist govdigital-Mitglied – Kommunen können über diesen Weg openDesk beschaffen, unabhängig vom AKDB-Entscheid.

Notizen

• AKDB ist govdigital-Mitglied – ein möglicher Einstiegspfad trotz bayerischer Landespolitik
• Kommunen können über govdigital openDesk beschaffen, unabhängig vom AKDB-Entscheid

Kurz-Antwort

openDesk entwickelt sich in drei Richtungen: europäische Vernetzung (EDIC, 8ra, DINUM-Kooperation), neue Produkte (Docs, KI-Kollaboration), Verbreiterung des Geschäftsmodells (Vertriebspartnerprogramm, Krisenkommunikation).

Detail-Antwort

1. Europäische Dimension:

• Seit 2024: Kooperation ZenDiS + DINUM (Frankreich). Erstes Ergebnis: Docs/Notizen in openDesk
• Trilaterales Abkommen Deutschland-Frankreich-Niederlande seit Dezember 2024
• EDIC (European Digital Infrastructure Consortium) offiziell gegründet am 11.12.2025 in Den Haag (Mitglieder: D, F, NL, IT; Kandidaten: LU, SI; Beobachter: PL, BE)
• CKKI-Ergebnisse fließen in 8ra-Initiative ein
• Interesse aus Niederlande, Schweiz und weiteren EU-Ländern

2. Neue Produkte & Features:

3. Frankreichs LaSuite als Referenz:

• 7 Kernkomponenten: Tchap (600.000 Nutzer), Visio, Docs, Fichiers, Grist, France Transfert, KI-Assistent (Mistral AI)
• Seit Juli 2025: Tchap für alle Ministerien verpflichtend
• Frankreich ist weiter als Deutschland: LaSuite bereits verpflichtend, openDesk noch optional

Europäische Parallelen im Detail → B.11

4. Strukturelle Entwicklungen:

• ZenDiS → geplante Digitalagentur (Fusion mit DigitalService)
• Bundestag-Planung Digitalcenter (März 2026) — zusätzliche Bündelungs-Initiative neben der Digitalagentur
• Länderbeitritte: Weiterhin blockiert, aber politisch gewollt
• MPK-Beschluss „Föderale Modernisierungsagenda”: Bund und Länder haben sich verpflichtet, bis 31. März 2027 digital souveräne Alternativen zu proprietären IT-Arbeitsplätzen bereitzustellen — wörtlich bestätigt in Bundestag-Drucksache 21/5502 (22.04.2026)
• openDesk bei Version 1.15.1 (Juni 2026), monatlicher Release-Zyklus

Vertiefung zu Fragen 1.1 und 4.12 ← Zurück zu 1.1 | ← Zurück zu 4.12

dPhoenixSuite war Dataports eigene Open-Source-Arbeitsplatzlösung – Vorgänger von openDesk, auf denselben Kernkomponenten (u. a. Nextcloud, Collabora, Open-Xchange). Dataport hat sein Programm Phoenix 2025 beendet (Gesamtverlust rund 90 Mio. €, davon 36,5 Mio. € Sonderabschreibung) und die Community-Version Anfang 2024 an ZenDiS übergeben. Die Technik-Basis lebt in openDesk weiter, die Federführung liegt seither bei ZenDiS. Baden-Württemberg startete 2024 auf dPhoenix-Basis (knapp 60.000 Lehrkräfte) und stellte Sommer 2025 auf openDesk um. Kurz: dPhoenix = Dataport-Produkt, openDesk = Bundesprodukt unter ZenDiS-Regie.

openDesk ist kein Neustart bei null. Alle Kernkomponenten existierten als reife OSS-Produkte:

Die Innovationsleistung liegt in der Integration, nicht in der Entwicklung.

openDesk nutzt BSI C5-zertifizierte Cloud-Infrastruktur:

• STACKIT (Schwarz-Gruppe): BSI C5, hostet openDesk SaaS
• IONOS: BSI C5, hostet CKKI-Projekt
• BSI C5 = Mindeststandard für Cloud-Sicherheit (114 Anforderungen, 17 Bereiche)
• openDesk Enterprise Edition: SLAs mit 99,9% Verfügbarkeit

Wichtige Abgrenzung: Zertifiziert ist die Hosting-Infrastruktur (STACKIT/IONOS, C5) — nicht openDesk als Anwendung selbst (kein eigenes BSI-Testat für die Anwendung).

• Primär: Bundesbehörden (>500 Beschäftigte) – BMI-Förderung
• SaaS: Mindestabnahme 500 Nutzerlizenzen
• Kommunen: Vergabefrei über govdigital-Genossenschaft
• Pilotnutzer: BWI (Bundeswehr), Robert Koch Institut, ÖGD, FITKO
• Neu: Sozialversicherer (DRV Bund, BA) über CKKI
• International: ICC Den Haag (1.800 Arbeitsplätze)
• Privatwirtschaft: Zunehmend Anfragen von KMUs und Konzernen

Baden-Württemberg hat den Digitalen Arbeitsplatz für Lehrkräfte seit 2024 auf Basis von dPhoenix an knapp 60.000 Lehrkräfte ausgerollt – seit Sommer 2025 läuft er auf openDesk. Für die Lehrkräfte änderte sich kaum etwas, weil openDesk dieselben Komponenten nutzt (Open-Xchange, Nextcloud, Collabora).

Beschaffung ohne Gesellschafterstatus: BaWü ist kein ZenDiS-Gesellschafter und kauft kein „ZenDiS-Lizenzpaket”. Stattdessen wird der Arbeitsplatz über die IT-Dienstleister Dataport und govdigital integriert und betrieben, die Bausteine kommen direkt von den Herstellern (Univention, Open-Xchange, Nextcloud, Collabora); die openDesk-Umsetzung erfolgt gemeinsam mit ZenDiS.

Zur Finanzierung: BaWü zahlt für Integrations-, Hosting- und Betriebsleistungen – das ist kein Lizenzmodell, sondern ein Dienstleistungsmodell, finanziert über das Landesbudget des Kultusministeriums. Das zeigt: openDesk-Nutzung ist auch ohne formale GmbH-Gesellschafterschaft möglich – über Direktvergabe, govdigital und Dienstleister.

Nein. FITKO nutzt openDesk produktiv für bestimmte Bereiche, nicht als vollständigen Arbeitsplatzersatz.

Konkret im Einsatz:

• OpenProject: Sitzungsmanagement (FIT-SB)
• Nextcloud: Dateiablage
• Collabora Online: Dokumentenbearbeitung
• Jitsi: Videokonferenzen
• Eigene Integrationen via REST-API

Der Einsatz ist öffentlich dokumentiert auf fitko.de und openproject.org.

100% Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch BMDS (ehem. BMI). Geplant: Bund-Länder-GmbH – seit >18 Monaten blockiert durch §65 BHO-Prüfung.

Vertiefung zu Frage 4.4 — Warum blockiert das Finanzministerium den Länderbeitritt seit 2022? ← Zurück zu 4.4

Das Mischverwaltungsverbot (Art. 83 ff. GG) verbietet gemeinsame Verwaltung von Bund und Ländern. Der Länderbeitritt zu einer Bundes-GmbH berührt genau diese Grenze – denn wenn Länder Gesellschafter einer Bundesbehörde werden, üben sie gemeinsam mit dem Bund Verwaltungsfunktionen aus.

Konkrete Blockade: §65 BHO verlangt eine Genehmigung des BMF, bevor der Bund sich an Unternehmen beteiligt oder solche Beteiligungen ändert. Das BMF prüft seit August 2024 formal – de facto sind Länderbeitritte seit >2 Jahren blockiert.

Gegenbeispiel FITKO: FITKO wurde 2020 per Staatsvertrag als AöR gegründet – eine Rechtsform, die explizit für Bund-Länder-Kooperationen geschaffen ist. Art. 91e GG ermöglicht das. Für ZenDiS existiert keine vergleichbare Verfassungsgrundlage.

Was eine Lösung erfordern würde:

1. Politischer Beschluss im IT-Planungsrat (Konsens aller 16 Länder)
2. Staatsvertrag zwischen Bund und allen beitrittswilligen Ländern
3. Ratifizierung in allen Landesparlamenten
4. Zeitrahmen: mehrere Jahre

Fokus dieser Seite: Mischverwaltungsverbot und Länderbeitritts-Blockade. GmbH vs. AöR Rechtsformvergleich → B.13

Vertiefung zu Frage 5.5 — Gibt es dokumentierte Erfolgsgeschichten – und Misserfolge? ← Zurück zu 5.5

Nein – nicht öffentlich dokumentiert. ZenDiS ist Produktorganisation, nicht Beratung. Change Management wird von privaten Dienstleistern angeboten (DACHS IT, B1 Systems, Dataport).

Zentrale Lücke

Kein öffentlicher Akteur bietet:

• Schulungskonzepte
• Change-Management-Frameworks
• UX-Research zu Nutzerakzeptanz
• Migrationserfahrungsberichte

Vertiefung zu Frage 6.1 — Was kommt nach openDesk? ← Zurück zu 6.1

Deutschland ist nicht allein. Mehrere europäische Länder verfolgen parallel eigene Open-Source-Strategien für staatliche IT. Manche sind weiter, manche langsamer – aber der Trend ist eindeutig.

Was diese Länder verbindet: Keines startet aus ideologischen Gründen – alle reagieren auf konkrete Risiken: CLOUD Act, US-Sanktionen (ICC-Fall), Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Digitale Souveränität ist inzwischen geopolitisches Kalkül.

Gartner (weltgrößtes IT-Marktforschungsunternehmen): 61% der westeuropäischen CIOs planen, Workloads zu lokalen Anbietern zu verlagern.

Vertiefung zu Frage 1.1 — Was ist openDesk und wer entwickelt es? ← Zurück zu 1.1

Kurz-Antwort

Der Internationale Strafgerichtshof (ICC) in Den Haag migriert seit Oktober 2025 seine 1.800 Arbeitsplätze auf openDesk. Auslöser: US-Sanktionen gegen ICC-Chefankläger Karim Khan — in deren Folge sein dienstliches Microsoft-E-Mail-Konto abgeschaltet wurde. Der ICC ist damit zum prominentesten internationalen Beleg dafür geworden, dass digitale Abhängigkeit von US-Konzernen ein operatives Risiko ist – nicht nur ein politisches.

Detail-Antwort

Was passierte: Im Sommer 2025 verhängten die USA Sanktionen gegen Chefankläger Karim Khan wegen Ermittlungen gegen israelische und US-amerikanische Staatsbürger; in der Folge wurde sein dienstliches Microsoft-Konto abgeschaltet. Wie genau, war umstritten: Vor dem britischen Unterhaus sagte ein Microsoft-Vertreter zunächst, das sei „die Entscheidung des ICC gewesen, nicht die von Microsoft” (10.02.2026). Gut eine Woche später bat Microsoft den Ausschuss, das Protokoll zu korrigieren, und entschuldigte sich für die „Ungenauigkeit” (18.02.2026). Nach der korrigierten Darstellung verwies Microsoft auf die Sanktionen und stellte den ICC vor die Wahl, Khans Zugang zu beenden — andernfalls seien die Dienste für die gesamte Organisation gefährdet; der ICC vollzog die Abschaltung daraufhin formell. Microsofts Linie bleibt: Man habe die Dienste für den ICC „zu keinem Zeitpunkt eingestellt”.

Warum das strukturell bedeutsam ist:

• Der ICC ist eine internationale Institution mit Rechtspersönlichkeit – er unterliegt keinem nationalen Recht
• Trotzdem konnte eine US-Sanktionslage den Zugang zu seinen Kommunikationsmitteln gefährden — unabhängig davon, wer den letzten Schritt formal ausführte
• Das zeigt das Kern-Risiko von CLOUD Act-Abhängigkeit: US-Unternehmen können unter politischem Druck geraten, auch wenn kein nationales Recht in Den Haag es verlangt

Der Unterschied zur deutschen openDesk-Initiative:

• Die deutsche openDesk-Initiative begann 2019 – der ICC-Fall ist kein Auslöser, sondern ein Beleg
• Der ICC-Fall macht abstrakte Souveränitätsdebatten konkret: Was passiert, wenn ein US-Konzern im Geopolitik-Konflikt steht?
• Er ist der erste hochprofile Fall, bei dem openDesk als Reaktion auf US-Sanktionen eingesetzt wird

Signalwirkung für Europa: Frankreich, Niederlande, Dänemark und weitere EU-Länder beschleunigten nach dem ICC-Fall ihre Open-Source-Initiativen. Der EDIC (European Digital Infrastructure Consortium) wurde im November 2025 auch als Reaktion auf diese Dynamik angekündigt.

Notizen

• Der ICC-Fall wird in der Verwaltungs-IT-Community als „Wake-up Call” bezeichnet
• 1.800 Arbeitsplätze entsprechen ca. 2% der aktuellen openDesk-Gesamtinstallationen — aber mit unverhältnismäßig hoher Sichtbarkeit
• Karim Khan ist weiterhin ICC-Chefankläger

Vertiefung zu Frage 4.5 — Warum funktioniert FITKO mit allen 16 Ländern, ZenDiS aber nicht? ← Zurück zu 4.5

Kurz-Antwort

ZenDiS ist eine GmbH des Bundes – das macht Länderbeitritte verfassungsrechtlich problematisch (Mischverwaltungsverbot, Art. 83 ff. GG). FITKO ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR), gegründet per Staatsvertrag – das ermöglicht Bund und allen 16 Ländern als gleichberechtigte Träger. Für openDesk ist diese Rechtsform-Frage kein technisches Detail, sondern der wichtigste strukturelle Hebel.

Detail-Antwort

Das Mischverwaltungsverbot: Art. 83 ff. GG verbietet gemeinsame Verwaltung von Bund und Ländern. Länderbeitritt zu einer Bundes-GmbH schafft ein verfassungsrechtliches Problem. BMF prüft seit Aug. 2024, ob §65 BHO-Genehmigung erteilt werden kann.

Warum ZenDiS als GmbH gegründet wurde: Schnelle Handlungsfähigkeit in der Aufbauphase — kein langer Staatsvertragsprozess. Der Nachteil wurde in Kauf genommen, weil die Dringlichkeit hoch war. Heute zeigt sich: Die Rechtsform ist das strukturelle Hauptproblem für die Skalierung.

Was als Lösung diskutiert wird: Umwandlung in eine AöR per Staatsvertrag — wie FITKO. Erfordert politischen Willen aller 16 Länder und des Bundes. Zeitrahmen: mehrere Jahre.

Notizen

• Die AöR-Diskussion läuft seit 2022 intern — öffentliche Positionierung fehlt
• OSB Alliance fordert den Umbau explizit in ihren Positionspapieren
• Alternativmodell: ZenDiS wird in die geplante Digitalagentur (Fusion mit DigitalService) überführt — Rechtsform offen

Überblick aller Rechtsformen in der Verwaltungs-IT → B.14

Das deutsche Grundgesetz trennt Bund und Länder strikt (Art. 83 ff. GG). Gemeinsame Verwaltung ist die Ausnahme, nicht die Regel. Deshalb braucht jede Kooperationsform eine eigene verfassungsrechtliche Grundlage — was die Vielfalt der Organisationsformen erklärt.

Die wichtigsten Formen im openDesk-Kontext

Wie es dazu kam

Jede Organisation entstand zu einem anderen Zeitpunkt, für einen anderen Zweck und auf einer anderen föderalen Ebene — ohne übergeordnete Systematik. Das föderale System erlaubt diese Vielfalt, erzeugt sie aber auch zwangsläufig.

Warum das für ZenDiS konkret relevant ist → B.13

Kurz-Antwort

Schleswig-Holstein stellt seinen Büroarbeitsplatz auf einen selbst zusammengestellten Open-Source-Stack um (LibreOffice, Open-Xchange/Thunderbird, perspektivisch Linux) – nicht auf das Bundespaket openDesk. Das ist weniger eine Abkehr von openDesk als ein eigener, früherer Weg: SH begann Jahre vor openDesks Marktstart, begründet seine Strategie offiziell mit einer „vielfältigen Anbieterlandschaft” statt eines Einzelprodukts – und ist bis heute nicht einmal Gesellschafter der openDesk-Trägerin ZenDiS.

Detail-Antwort

1. SH war früher dran als openDesk

• SHs Open-Source-Weg läuft seit rund 2019/2020 (Dataport-Programm „Phoenix”); der Kabinettsbeschluss zum Umstieg fiel im April 2024.
• openDesk 1.0 erschien erst im Oktober 2024 – als SHs Migration bereits im Gange war.

2. Offizielle Begründung: Vielfalt statt Einzelprodukt

• O-Ton der Open-Source-Strategie (25.11.2024): „Die Unabhängigkeit von einzelnen IT-Anbietern wird durch eine vielfältige Anbieterlandschaft, offene Standards und Open Source Systeme gewährleistet.”
• In dieser Logik wählt SH einzelne Bausteine und integriert sie selbst, statt ein vorpaketiertes Komplettprodukt zu beziehen.

3. Was SH konkret einsetzt (Stand Dez. 2025)

• LibreOffice als verbindlicher Office-Standard – auf nahezu 80 % der Arbeitsplätze
• Open-Xchange + Thunderbird statt Exchange/Outlook – fast 44.000 Postfächer migriert
• Linux am Desktop in Vorbereitung
• über 15 Mio. € Lizenzkosten eingespart
• Die offizielle SH-Mitteilung nennt openDesk dabei nicht.

4. openDesk vs. SH-Stack: gleicher Baukasten, anderes Lieferprinzip

• openDesk = vorintegrierte, zentral betriebene Suite (u. a. Office im Browser über Collabora, Mail/Cloud unter einer Oberfläche, Single-Sign-On über Univention Nubus).
• SH-Stack = einzeln ausgewählte, überwiegend Desktop-orientierte Komponenten, selbst betrieben.
• Beide schöpfen aus demselben Open-Source-Baukasten (z. B. Open-Xchange, Nextcloud) – der Unterschied liegt im Bezugs- und Betriebsmodell.

5. Der strukturelle Haken: SH ist kein ZenDiS-Gesellschafter

• SH, Berlin und Thüringen bekundeten schon im September 2022 Interesse an einer Mitgesellschafterschaft und reichten Anträge ein.
• Der Bund ist bis heute alleiniger Gesellschafter von ZenDiS; das Verfahren stockt seit über zwei Jahren beim Bundesfinanzministerium, das eine mögliche Verletzung des Mischverwaltungsverbots prüft. Hintergrund → 4.4 · B.9
• Ohne Beitritt ist der reguläre Bezug des Bundespakets für ein Land ohnehin erschwert.

6. Nicht verwechseln: drei verschiedene Dinge

• dPhoenixSuite (Dataport): eingestellt, Federführung an ZenDiS übergeben – Sonderabschreibung 36,5 Mio. €, Gesamtverlust rund 90 Mio. €. Mehr → B.1
• openDesk (ZenDiS): das Bundespaket, auf das Dataport seine bisherigen Phoenix-Kunden überführt hat – über 80.000 produktiv genutzte Arbeitsplätze (Okt. 2025; 160.000 war die Zielmarke für Ende 2025).
• SH-Landesverwaltung: der eigene, selbst integrierte Office-/Desktop-Stack.

Einordnung

Die populäre Zuspitzung „SH lehnt die integrierte Suite bewusst ab” lässt sich offiziell nicht belegen. Belegbar ist nur: SH startete früher, setzt strategisch auf Anbietervielfalt und ist (noch) kein ZenDiS-Mitglied. Das öffentliche Bild vermischt zudem zwei Ebenen – zentral gehostete Kollaboration (Dataport/openDesk) und die Desktop-Office-Migration, die SH selbst verantwortet. openDesk und der SH-Stack sind damit weniger Konkurrenten als zwei Wege aus demselben Open-Source-Baukasten.